Как организовать безболезненный офисный переезд

Переезд любого офиса сопровождается решением ряда организационных моментов. Одна из самых главных задач, которая стоит перед руководителем, – спланировать перемещение так, чтобы в процессе не спутать рабочие места сотрудников, их личные вещи, а также сохранить установленный порядок в деловой документации. Все это позволит минимизировать временные затраты на организацию работы на новом месте. Один из способов упростить себе жизнь – использовать специальную маркировку офисного имущества и документации.

Как маркировать офисное имущество и деловую документацию

Первое, что Вы должны сделать, – это зафиксировать на бумаге особенности расположения рабочих мест и шкафов с ценными бумагами. Далее составьте упаковочный лист, который будет содержать инвентаризационную опись всего имущества (как корпоративного, так и личного). Это позволит оперативно развернуть офис на новом месте, а также минимизировать потери и путаницу, характерные для большинства неорганизованных переездов.

Для маркировки объектов используйте самоклеящиеся стикеры, записывая на них следующую информацию:

• ФИО сотрудника и его должность;
• этаж и номер кабинета на старом месте;
• номер нового офиса или подразделения;
• краткое описание содержимого (в случае с многосоставными объектами).

Стикеры следует крепить одним и тем же способом, например на торцевую часть каждой коробки. Для ускоренной идентификации содержимого ящика можно сгруппировать его по типам, а затем присвоить каждому из них свой цвет маркера. Такой подход поможет быстро расставить новую технику и мебель в соответствии с ранее утвержденным планом, исключить потери имущества, документации, канцелярских принадлежностей, быстро войти в рабочий ритм на новом месте. Также это избавляет от необходимости руководить размещением коробок после переезда.

Еще несколько полезных советов по тому, как упростить переезд офиса на новое место. Как можно надежнее упаковывайте хрупкую оргтехнику. Делайте опись особо ценных вещей, жизненно необходимых для деятельности Вашей компании. Если отделов несколько, составьте график переезда и назначьте ответственного человека за каждый из офисов – это упростит контроль над сохранностью вещей и деловой документации предприятия. И самое важное – доверьте переезд Вашего офиса профессиональной компании, так Вы не успеете почувствовать на себе те неудобства, которые обычно влечет за собой это мероприятие.